Conseguir tempo para
tudo o que queremos fazer é, principalmente nos dias de hoje, uma das maiores
dificuldades para quem quer ter sucesso no mundo dos negócios. O tempo parece
fugir-nos por entre os dedos, fazendo com que nunca tenhamos oportunidade para
fazermos tudo aquilo que queremos, acumulando tarefas para o dia seguinte. E
com isso surge um efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia
seguinte, depois para o outro, para outro e para o outro, até que chegamos a um
momento em que não temos mais como concentrar-nos no essencial e acabamos por
deixar trabalho acumulado por fazer. Se você quer realmente ter mais tempo na
sua vida, não terá a resolução há 100% mais sim ira minimizar, aconselho que
leia este artigo.
Dica: Se quiser
começar o seu próprio negócio de forma produtiva, dê uma olhada no Artigo.
Para quem quer triunfar
seja no seu próprio negócio ou a trabalhar para outra pessoa, controlar o tempo
torna-se uma ferramenta fundamental, de modo a ser mais eficiente, estando um
passo à frente de toda a concorrência e conseguindo produzir mais e melhor que
o colega do lado. Controlar o tempo significa ter horas vagas para analisar o
mercado, ver como os concorrentes trabalham ou estudar os problemas da sua
empresa. Com horas livres acabará por concentrar-se mais no modo como as coisas
são feitas para deixar de ser apenas um produtor. Numa entrevista realizada ao
Warren Buffet, um dos homens mais ricos do mundo, como gasta a maior parte do
seu tempo quando está no escritório. Ele respondeu “lendo”. Buffet analisa o
mercado antes de actuar e entende a importância de estar sempre um passo à
frente dos concorrentes.
Steven Covey no seu
livro “ Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, conta a história do
lenhador que está constantemente a cortar árvores mas não pára um segundo para
afiar a sua serra pois apenas está concentrado em trabalhar. Com mais tempo
livre você terá mais tempo para “afiar a sua serra”, conseguindo ser mais
produtivo, melhorando as suas técnicas de produção e com isso ser mais
eficiente, melhorando a qualidade do seu trabalho.
IDENTIFIQUE
SE ESTÁ REALMENTE A CONTROLAR O SEU TEMPO
Muitas vezes pensamos
que controlamos todas as horas que despendemos a trabalhar mas no final do dia
acabámos sempre por ter trabalho acumulado e tarefas para fazer em casa. Levar
trabalho para terminar em casa, quando essas horas deveriam ser para passar
mais tempo com a sua família e amigos, é o maior problema de quem não organiza
bem o seu dia. É importante ter tempo para tudo: trabalho, família, adorar, lazer,
estudo ou desporto. Quem não organiza bem o seu dia normalmente está
concentrado em apenas uma ou duas tarefas, pensando que não tem tempo para
fazer o resto e espera que a esposa compreenda que tem que trabalhar muito ou
que depois compensa aquela correria que não deu ao final da tarde porque teve
que ficar a terminar um relatório.
VOCÊ
NÃO ESTARÁ REALMENTE A CONTROLAR O SEU TEMPO SE:
- Está apenas concentrado em trabalhar, deixando para lá outras tarefas básicas para si como passar tempo com a família ou a ver um bom filme.
- Sente que está constantemente a produzir sem parar para pensar o que está a fazer. Sente-se uma máquina que faz tudo sempre igual.
- Acumula trabalho ao final do dia, fim-de-semana e férias. Para si todos os dias do ano são para trabalhar pois tem sempre trabalho para fazer.
- Quando lhe perguntam se está bem você responde sempre que “tenho tido muito trabalho para fazer, não paro”.
- Começa o dia mas sente que tem muito para fazer e não sabe por outro começar. Para si todas as tarefas têm um peso igual e são todas essências.
Dica: Se quiser
começar o seu próprio negócio de forma produtiva, dê uma olhada no Artigo.
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DICAS PARA CONTROLAR O SEU TEMPO JÁ A PARTIR DE HOJE
Se realmente as frases
anteriores pareceram-lhe extremamente familiares é importante que siga os
passos que vou falar a seguir. Controlar o tempo não é uma
tarefa fácil e, tal como a disciplina pessoal, pode levar meses a ser
aprendida. Uma pessoa que toda a sua vida foi desorganizada não pode querer ser
uma máquina de organização de um dia para o outro. É um processo que demora
tempo e deve ser interiorizado, para que comece a fazer parte da sua vida.
1.
ESCREVA COMO DESEJA PROGRAMAR O SEU DIA
Para realizar esta
tarefa aconselho que tenha uma agenda. Apenas porque se usar uma simples folha
de papel, terá sempre tendência para colocar no bolso ou num canto da
secretária e isso será o suficiente para que algumas vezes chegue ao final do
dia sem saber do seu simples papel. Com a agenda terá sempre o seu dia bem
organizado e ainda com a possibilidade de consultar o que realizou no dia
anterior, procurar números de telefone ou moradas.
Se vai organizar o seu
dia de manhã ou na noite anterior isso já depende do seu gosto pessoal.
Qualquer uma das duas opções tem os seus prós e contras. Eu pessoalmente
prefiro organizar-me na noite anterior, pois aí ainda tenho o dia que passou
bem presente na minha cabeça e garanto também dois momentos para pensar na
minha organização diária: na noite anterior e de manhã quando acordo e vejo o
meu dia organizado.
2.
DEFINA BEM AS SUAS PRIORIDADES
Quando comecei a
organizar o meu dia uma das maiores dificuldades foi definir o que era
realmente essencial ou não. Quando preenchemos a nossa agenda colocamos lá uma
lista equivalente a uma lista de supermercado e pensamos que está ali
organizado o nosso dia. Nada mais errado que isso pois nem todas as tarefas a
realizar têm a mesma importância.
Quando realizar a sua
lista defina quais os assuntos mais importantes a trabalhar. Por vezes um
número à frente por ordem crescente devido à sua importância é suficiente. Ir
ao supermercado nunca será tão importante como uma reunião com um cliente que
pretende fechar um negócio. Não se perca com assuntos que pouco podem aumentar
a sua produtividade.
3.
NÃO PLANEIE APENAS O DIA MAS SIM A SEMANA OU ATÉ O MÊS
Falar-se em organizar o
tempo muitas vezes pensamos apenas no momento, no dia em si. Quando falo em
planear não falo apenas em escrever uma lista no seu papel para realizar
naquele dia, mas sim planear a sua semana ou mesmo o mês de principio parece
difícil mas pode ser fácil. Mas para que ser realizar planos a tão longo prazo?
Primeiro, planear a
semana ou o mês não significa planear a longo prazo. Poderemos considerar a
longo prazo um ano ou mais.
Saber o que vai fazer
durante toda a semana pode evitar com que deixa tudo para última da hora.
Imagine que numa semana tem 17 tarefas indispensáveis a realizar. Se optar por
realizar apenas uma tarefa indispensável nos dois primeiros dias da semana,
irão restar-lhe mais cinco dias com três tarefas indispensáveis todos os dias.
Este género de pressão e desgaste seria evitável se tivesse planeado a semana.
Se tiver um plano do
seu mês poderá imaginar o que quer para o seu futuro. Se planear diariamente
estará constantemente a “apagar fogos”.
4.
DEFINA UMA HORA DE TÉRMINO
Lembra-se daqueles
colegas de faculdade que deixavam para o último dia o trabalho e que
milagrosamente conseguiam fazê-lo? É obvio que a qualidade nem sempre era
melhor mas era um facto que o trabalho aparecia feito. Mas como isso era
impossível? Como aqueles alunos que pouco faziam durante o período todo de
realizar o trabalho conseguiam fazer aquilo à última da hora?
A resposta a esta
pergunta chama-se Lei de Parkinson. Esta lei diz que
“maior será a sua capacidade de concentração quanto menos for o tempo
disponível para realizar uma tarefa”. Ou seja, o que aqueles alunos que deixam
tudo para última da hora estão a fazer e concentrar-se apenas naquele trabalho
porque têm pouco tempo para o realizar, mesmo que isso implique não dormir.
É óbvio que não
aconselho-o a deixar tudo para última da hora muito menos a deixar de dormir. O
que digo é para colocar uma hora de término e que cumpra essa hora. Dessa forma
irá se sentir pressionado a realizar essa tarefa, concentrando-se apenas nisso
e elevando todo o seu potencial.
5.
NÃO EXAGERE NA QUANTIDADE DE TAREFAS
Muitas vezes queremos
fazer tudo e acabamos por não fazer nada. Não adianta criar uma lista enorme de
tarefa e depois não conseguir cumprir metade delas. Quando realizar a sua lista
coloque apenas um número possível de tarefas a realizar. Aconselho até que opte
por colocar tarefas a menos e vá experimentando e veja qual a sua capacidade
diária para realizar tarefas. Eu coloco diariamente no máximo três tarefas
indispensáveis para o meu dia. Mais que isso é prometer algo que não posso
cumprir e não é esse o objectivo. Se tiver só uma tarefa indispensável melhor,
pois aí terá a certeza que irá cumpri-la.
6.
DÊ UMA RECOMPENSA A SI MESMO
Conseguir completar
tudo aquilo que se propôs é sem dúvida uma vitória pessoal pois significa que
organizou-se bem e foi produtivo. O passo a seguir a completar todas as suas
tarefas será sentir-se compensado pela sua vitória. Isso mesmo como se faz com
as crianças quando têm uma boa nota numa prova. Dê um presente a si mesmo.
Passe uma hora com a
família, vá correr ou veja um jogo de futebol. Nesse momento aproveite a
sensação de dever cumprido e relaxe. Não caia no erro de pensar que tem algum
tempo livre então vai aproveitar para conseguir completar mais algumas tarefas
que nem sequer estavam programadas. Não há mal nenhum em ter um tempo só para
si.
7.
NÃO SEJA ESCRAVO DA SUA AGENDA
Peço bastante atenção
para este último ponto. Organizar o seu dia serve para que seja mais produtivo
e tenha mais tempo livre para si. Por vezes as pessoas tentam organizar-se mas
acabam cada vez mais ocupadas. Isso acontece porque passam a servir a agenda em
prol do contrário. Se isso acontecer pare e analise a forma como está a gerir o
seu dia. Não seja um escravo da sua agenda.
Pensar em organizar o
nosso dia é um assunto bastante interessante, que pode ser de grande utilidade
para quem quer conseguir vencer no mundo dos negócios. Mas como já disse
anteriormente, não é uma tarefa fácil e exige persistência, pois terá que ver
quais os métodos que melhor se adaptam a si. Seguir as sete dicas que expliquei
no texto é essencial para que consiga evitar eventuais problemas criados pela
inexperiência.
Se já alguma vez tentou
organizar o seu tempo explique como o fez e deixe um comentário. No caso de
começarem a experimentar as nossas dicas partilhe a sua experiência!
Bom Proveito.
Gostou? Partilhe aos demais...
